اجرای ERP در سازمان

زمان اجرای ERP بین ۱ تا ۳ سال می باشد که بیشتر صرف استاندارد سازی فرآیندهای سازمان می گردد۱۲-۱۸ ماه زمان پیاده سازی می باشد
آخرین گونه از ERP ها که بعد از سال ۲۰۰۰ منتشر شده اند بستر ورود به صحنه تعاملات جهانی هستند. زیر سیستمهایی چون۲ ) CRM مدیریت ارتباط مشتریان( و۳) SCM مدیریت زنجیره تامین)
از اجزای آن محسوب میشوند. خصوصیت مهمی که ERP ها دارا هستند و این نرم افزارها بواسطه همین خصوصیت به سطح راه حل ارتقاء یافته اند، اینستکه به همراه پیاده سازی فرآیندهای یک سازمان را بهبود می بخشند. چون فرآیندها زیر بنای ERP ها هستند، قبل از هرکاری باید فرآیندهای یک سازمان به درستی شناخته شده و مستند شوند. سالهاست که مشاهده می شود بیشتر سازمانها از یک گروه کوچک با وظایف و محصولات یا خدمات محدود شروع به کار کرده اند و رفته رفته به یک سازمان بزرگ با پرسنل زیاد و محصولات یا خدمات متنوع و گسترده تبدیل شدند. همزمان با توسعه IT4 و فن آوری های جدید در این زمینه هر بخش وظایف خود را در بستر راه حلهای IT برای توسعه فرآیندهای جاری خود رشد داده است وقتی هر بخش کار خود را با سیاست مستقل و جداگانه ای دنبال کنداهداف کلی و کلان سازمان نیز کم رنگ می شود. مدیریت ارشد و هیئت اجرایی سازمان نمی تواند گزارشهای مختلف از عملکردها و وظایف متعدد سازمان خود را به صورت یکجا و مرتبط تحلیل نماید و براساس آن تصمیمات استراتژیک را در زمان مقتضی برای کل سازمان اتخاذ نماید.بنابر این به راه حلی نیاز است تا وظایف و فرآیندهای مختلف در یک سازمان را به صورت یکپارچه متصل و به یک زنجیره ای واحد تبدیل نماید تا در نهایت کل فعالیتهای سازمان، آنرا به یک سود برتر و رضایت بیشتر تری هدایت نمایند. با این شیوه مدیریت سازمان با استفاده از داده های کل سازمان می تواند در زمان مناسب و بموقع تصمیم گیری کند. این راه حل ، برای مشتری موجب کاهش زمان و هزینه در دستیابی به کالا یا خدمات مورد نیاز خود می شود. از این رو، می توان مشاهده کرد که چگونه ERPبه سازمانها و مشتری کمک می کند. تمرکز ERP اکنون بیشتر روی طراحی مجدد فرآیندها است که موجب شفاف سازی و اتوماسیون فرآیندها شده و باعث بالا بردن بهره وری و کاهش هزینه ها می شود. این فن آوری موجب اتومات کردن مدیریت و کنترل تمام فرآیندها در هر بخش شده و اطلاعات هر بخش یا عملکرد آنرا بدون نیاز به ارتباطات کابلی با دیگر عملکردها و بخشهای سازمان به صورت یکپارچه و مرتبط در می آورد ERP تنها سخت افزار یا نرم افزار نیست بلکه بر یک مجموعه فکر، معماری، عملکرد و توسعه برای دستیابی یک سازمان یا فعالیت اقتصادی به اهداف سودآوری و رضایت مشتری دلالت دارد،ERP از یک فکر و راه حلویژه برای صنعت و سازمانهای تولیدی به راه حلی جامع برای تمام سازمانها حتی ملی و خدماتی تبدیل شده است.به عبارت دیگر ERP یک فکر، فن آوری و سیستم برای مدیریت موثرتر بر منابع مختلف در یک سازمان است. این مدیریت از طریق اتومات و یکپارچه کردن تمام فرآیندها در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان و افزایش رضایت مشتری انجام می گیرد.در این وضعیت باید متقاعد شد که ERP یک فن آوری مادر و مولد است و دیگر فن آوریهای IT از قبیل SCM و CRM از آن گرفته می شوند. این به دلیل انتظارات سازمانها از IT است که از یک توجه صرفا کاهش هزینه ها، بهره وری ، و کارایی به ارزش مشتری ، موثر بودن و مزایای قابل رقابت تغییر یافته است. همین انتظارات و نگرشهای جدید نیز موجب به هنگام شدن فن آوری و عملکردها درون سیستم ERP شده است بنحویکه متناسب با سیر تحول در فعالیتهای اقتصادی این سیستم نیز تغییر اساسی کرده است.
پیش زمینه های ERP و دیگر برنامه های مربوطه نقش مهمی در سیستم دیجیتالی برای این فن آوری ایجاد کرده است این موضوع باعث معماری خوب سیستم های اطلاعاتی، ارتباط منطقی بین ERP و چندین راه حل دیگر از جمله مدیریت جریان کار شده است از این رو ما شاهد کاربردهای قوی ERP در سازمانها و صحنه بین سازمانها یا فراسازمانی هستیم.ارائه کننده هایERPبرخی نرم افزارهای استاندارد و برخی نرم افزارهای سفارشی را تهیه و اجرا می کنند. ، برخی ماژولهای استاندارد در ERP که در بازار و به صورت استاندارد موجود است در زمینه ها و موضوعات زیر می باشند:
مالی – کنترل عملیات – منابع انسانی– پشتیبانی – مدیریت مواد –مدیریت پروژه – فروش و توزیع (متصل به سیستم-( CRM مدیریت تعمیر و نگهداری – مدیریت اموال – طراحی و برنامه ریزی استراتژیک – مدیریت کیفیت – طرح ریزی و برنامه ریزی تولید – مدیریت خدمات و پشتیبانی – توسعه تولید – طرح و توسعه – مدیریت تولید – استراتژیهای بازاریابی – حسابداری و قیمت تمام شده- مدیریت ارتباطات زنجیره ای بین سازمانها
یکی از موثرترین روشهای طراحی و اجرای ERP استفاده از تجربیات شرکتهای موفق و پیشرو در این زمینه است. آشنایی با تجربیات صدها شرکت برتر در اقتصاد جهانی و بکارگیری هزاران روش و فرآیند نوین موجب گشایش بسیاری از گره های کنونی سازمانها و ایجاد روشهای جدید بمنظور پیوستن به جمع پیشروان IT و استفاده از فن آوری هایی مثل CRM و ERP می شود.طبعاً یکی از انتظارات سازمانها از خدمات آموزشی یا مشاوره در این زمینه ، دستیابی به تجربیات صدها شرکت برتر در اقتصاد جهانی و بکارگیری هزاران روش و فرآیند نوین با استفاده از IT است.
عواملی چون مشتری ،رقابت و تغییر، سرعت، انعطاف پذیری، کیفیت، سرویس دهی (خدمت رسانی) و هزینه و از این قبیل کلمات که هر یک موجب پیشبرد تغییر در دنیای کسب و کار می گردند و خط مشیء ای که سازمان جهت پیشرفت خود اتخاذ می نماید می بایست با هر یک از این اجزا همخوانی داشته باشد و در صورت تخطی از این موارد امر پیشرفت محقق نمی گردد.
از راههای اولیه حل این مشکلات می توان به مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کارو برنامه ریزی منابع شرکت(ERP) اشاره نمود که هر دو معتقدند می توان به بهبود بنیادین در طی مدت زمانی کوتاه دست یافت و این دو میسر نمی گردد مگر با صرف توجهات و سرمایه گذاریهای لازم برای انجام آنها. هدف از انجام این پروژه ها به دست آوردن منافع شگرف و البته به قیمت تحمل رنج و زحمت ناشی از انجام آنهاست که همراه با جدایی و تجزیه برخی از قسمتها و متحمل شدن شکستهایی در این مسیر که سازمان با آن مواجه می گردد , میسر خواهد بود.
به عنوان قسمتی از برنامه تغییر, سازمان نیازبه نگاهی موشکافانه به روشهای کاری (فرآیند های کاری) خود خواهد داشت زیراکه این فرآیندها هستند که به عنوان قلب سازمان در دل شرکت به انجام وظیفه مشغولند و آن مواردی که شرکت به واسطه آنها برای مشتریان خود خلق ارزش می نماید را شامل می شوند بنابراین فرآیندها در روش BPR و ERP نقشی محوری را بازی می کنند.